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Comment préparer un meeting ?

Publié le : 08/04/2020 14:46:47
Catégories : Meubles de conférence

Votre plan de communication implique d’organiser un meeting dans les mois ou semaines à venir ; ne perdez plus une minute et démarrez la préparation de votre événement dès maintenant.

Définir le sujet et les objectifs

Plusieurs raisons peuvent vous inciter à organiser un meeting. Bien qu’il soit souvent employé pour des raisons politiques, il vous est tout à fait possible d’organiser des meetings à but sportif (club d’athlétisme, natation, etc.), à but social (association) ou à but divers (rassemblement entre plusieurs écoles d’un même groupe).

Le plan de votre événement

A l’aide de votre équipe, commencez ensemble par fixer les étapes pour veiller au bon déroulement de votre meeting. Quel que soit votre objectif, il est important de discuter des différentes phases de l’événement et du ou des sujets que vous avez choisi d’aborder.
Pour cela, vous pouvez prévoir en amont plusieurs réunions et répartir les missions en divers groupes de travail.
Plusieurs outils digitaux peuvent vous aider pour des travaux de groupe, en voici quelques exemples :

  • Pour des rétroplannings : Excel.
  • Pour des discussions et organisations en groupe : Trello, Evernote, Teams, Slack, Skype.
  • Pour des visio-conférence en groupe : Teams, Zoom, Skype, Go to meeting.

Le lieu de l’événement

Le choix du lieu dépendra de l’objectif de votre meeting. De nombreuses villes disposent de salles des fêtes et/ou salles communales pouvant faire office d’espace idéal pour un meeting le temps de votre événement.
Ces villes peuvent également mettre à la disposition des clubs et associations sportives des salles de sport, renseignez-vous directement auprès des mairies pour toutes les modalités.
Jouez le jeu de l’originalité en réservant un rooftop, une péniche, un hôtel particulier ou un restaurant à ambiance. Au moment de la sélection du lieu, vérifiez bien que l’espace est conforme à vos attentes en vous rendant directement sur place afin de contrôler la présence de toilettes, climatisation ou chauffage (selon la période), espace pour le buffet si besoin, etc.

Le mobilier adapté à votre événement

Dans le cas où vous réalisez régulièrement des meetings, il est préférable d’investir dans du mobilier solide et résistant. Commencez par choisir un indispensable et sélectionnez un pupitre de conférence avec des rangements fermés à clé.

Afin que le public entende correctement il est nécessaire de vous équiper judicieusement. Si le programme de votre événement prévoit que l’orateur se déplace sur la scène, ou si un micro doit circuler dans le public, un ou deux micros sans fil sont indispensables.

Si aucun déplacement n'est prévu et que le conférencier souhaite rester près de son pupitre, vous opterez plutôt pour un micro col de cygne fixé directement sur l'écritoire du pupitre. Sélectionnez un deuxième micro col de cygne pour un espace relativement large, lorsque le public est assez proche de la scène ou si l'orateur souhaite se tourner librement sur les côtés vers son auditoire.

Complétez l’installation de la sonorisation pour votre meeting en suivant notre guide.

Communiquer sur l’événement

Communiquez à bon escient en visant le public souhaité, le choix des canaux de communication dépend de vos objectifs. Si vous souhaitez organiser un meeting au sein de votre région ou sur une commune, le choix des médias sera complètement différent.
Utilisez les médias digitaux : réseaux sociaux, newsletters (avec vos listes d’adhérents, licenciés, partisans, etc), presse en ligne, sites internet, blogs d’actualités, ...
N’oubliez pas les médias traditionnels et bénéficiez de leur audience, qu’ils soient locaux ou nationaux : presse papier, radio et chaînes de télévision.

Une question ou besoin de plus d’informations ? Contactez-nous par mail ou par téléphone au 02 51 41 40 50 en demandant Sophie Lebreton.

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