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Comment organiser un événement ?

Publié le : 31/03/2020 09:00:00
Catégories : Meubles de conférence

La décision est prise, vous souhaitez organiser un événement pour votre structure d’entreprise, association, collectivité ou autre. Quel que soit votre objectif, vous devez avoir toutes les cartes en main pour qu’une fois le jour venu, tout se passe comme vous le souhaitez.

Le sujet de l’événement

Avant de vous lancer, définissez avec votre équipe l’objectif et le format de cet événement. Celui-ci peut avoir pour but d'informer, de privilégier le réseautage, d'améliorer l’image de votre structure ou de favoriser l'esprit d'équipe. Concernant le format, il peut être en :

  • interne : célébration de l’entreprise (ex : 10 ans de l’entreprise), cérémonie de remise des diplômes d’étudiants, formation, soirée annuelle de l’association, ...
  • externe : conférence, discours, meeting, conférence de presse, présentation d’un nouveau concept, cocktail, vernissage, afterwork, salon, congrès, séminaire...

Le budget de votre événement

Un des premiers éléments à gérer est le budget, vous pourrez ainsi déterminer les différentes tâches dont vous aurez besoin. Gardez-vous une marge de manœuvre, même en étant bien organisé vous serez soulagé d’y avoir pensé pour les éventuels imprévus.

Etre au top de l’organisation

Accordez-vous du temps pour l’organisation de cet événement, plus vous vous y prendrez tôt, mieux ce sera. Le maître mot est l’anticipation, réalisez des rétroplannings pour visualiser toutes les tâches à effectuer avant le jour J. Même si des accrocs peuvent arriver, vous aurez au moins prévu la plupart des choses et avec moins de chance d’en oublier.

Bon nombre d’applications sont disponibles pour vous épauler : Trello, Skype, Excel...

Le lieu de l’événement

Choisissez un lieu en fonction du type d’événement souhaité et du nombre d’invités. Votre structure dispose peut-être d’ores et déjà d’un espace suffisamment grand pour accueillir vos convives. Dans ce cas, cette étape est déjà cochée sur votre liste et vous pouvez passer à la suivante.

Si au contraire vous ne pouvez pas recevoir dans vos locaux, il vous faudra partir à la recherche d’un espace. De nombreuses villes disposent d’une salle des fêtes pouvant faire office de salle de conférence ou de cérémonie le temps d’un après-midi.

Jouez le jeu de la surprise à vos invités et prenez le parti de l’originalité en réservant un rooftop, une péniche, un hôtel particulier ou un restaurant à ambiance. Au moment de la sélection du lieu, il est préférable de vérifier qu’il est conforme à vos attentes. Pour cela, rendez-vous directement sur place et contrôlez la présence de toilettes, climatisation ou chauffage (selon la période), espace pour le bar si besoin, etc.

Le mobilier adapté à votre événement

Le lieu choisi ne disposant pas de mobilier, il vous faut sélectionner vous-même vos meubles. Là encore ce choix dépendra de votre événement et de vos besoins. Pour une conférence, un discours ou un meeting, favorisez les essentiels en sélectionnant un pupitre de conférence avec rangements et un pack d’accessoires de sonorisation comprenant un micro col de cygne, une alimentation fantôme et un cordon XLR.

Pensez également à l’accueil de vos invités et recevez-les convenablement avec une borne d’accueil permettant de les diriger vers les stands ou leur siège, elle laisse la possibilité d’avoir un point d’accueil pour scanner les billets.

Dans le cas où vos convives devront être assis durant les différentes interventions, il vous sera préférable d’opter pour des sièges confortables et pratiques. Le modèle de chaise empilable et accrochable est solide et résistant tout en maîtrisant votre budget.

Si vous avez choisi d’intégrer un espace de restauration debout il vous sera préférable d’opter pour un modèle de table haute mange-debout, il dispose d’un plateau avec un diamètre de 60 cm permettant de disposer ça et là des amuses-bouches ou autre selon vos envies.

            

Communiquer l’événement à vos invités

Clients, fournisseurs, partenaires, collaborateurs, prospects, salariés, étudiants, ... : prévenez-les suffisamment à l’avance en leur envoyant une invitation par mail ou papier (même si cette dernière est moins utilisée, elle fait toujours son petit effet).

Demandez à ce qu’ils confirment leur venue, vous serez ainsi certain de leur présence le jour J et aurez un aperçu du nombre de participants.

Une question ou besoin de plus d’informations ? Contactez-nous par mail ou par téléphone au 02 51 41 40 50 en demandant Sophie Lebreton.

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