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Comment préparer une conférence ?
Publié le :
18/10/2017 12:19:08
Catégories :
Meubles de conférence
Pour organiser au mieux votre conférence, commencez les préparations environ un à deux mois avant la date officielle. Pourquoi et comment organiser votre conférence : nos conseils.
Pourquoi faire une conférence ?
Il y a plusieurs raisons d'organiser une conférence : véhiculer de l'information, créer de l'échange ou un débat autour d'un thème précis. Vous faîtes parti d'une entreprise, d'une collectivité, d'une association ou d'une école et vous avez pour projet de planifier un discours, un meeting ou un événement particulier. La conférence est une bonne solution pour assurer la crédibilité de votre organisation.
Comment organiser une conférence ?
Votre budget
Connaître votre budget pour la conférence est la première chose à prendre en compte. Ensuite vous devrez vous demander quels sont les éléments à mettre en priorité.
Tout d'abord, ayez en tête que si vous n'avez pas de salle à votre disposition vous devrez en louer une et pour être cela il faut vous s'y prendre très tôt (plusieurs mois à l'avance). Pensez aux salles des petites communes, éloignées des grandes villes elles sont souvent moins coûteuses financièrement et peuvent offrir de grands espaces. Il faut également penser que certaines personnes seront vite découragées de la distance à parcourir.
Contactez vos connaissances, ils ont peut-être des possibilités pour vous. Vous pouvez également réaliser votre conférence dans un restaurant, selon l'événement. La nourriture et le service seront déjà pris en compte dans le coût de la location.
Les essentiels
Le pupitre de conférence
C'est l'élément principal pour réaliser votre conférence. Qu'il soit en bois ou plexiglas, le pupitre de conférence en bois ou plexiglas permet d'appuyer vos propos, de poser vos documents et de ranger des objets (bouteilles d'eau, micros et autres effets).
Selon votre besoin et votre budget, vous pouvez vous procurer un pupitre léger pour un déplacement rapide, un lutrin standard qui allie praticité et design, ou un pupitre large pour de grands espaces. Pour mieux vous retrouver, rendez-vous sur notre article pour choisir votre pupitre de conférence vous aidera dans votre décision.
Le son
Si votre conférence se déroule dans une grande salle et que vous souhaitez que votre audience interagisse avec vous ; pensez à la sonorisation. Une enceinte active, des micros en col de cygne pour votre conférencier et l'audience (si votre salle peut accueillir plus de 500 personnes nous vous conseillons de prendre 2 micros col de cygne sur votre écritoire au lieu d'un seul, ce qui vous permettra d'obtenir une meilleure répartition du son), une liseuse led si la salle n'est pas suffisamment éclairée, un bandeau en plexiglas pour le nom de la conférence ou celui de l'entreprise, d'autres options disponibles pour votre pupitre.
Le conférencier
Plus important que les précédents, c'est l'atout majeur de votre conférence pour échanger ou créer le débat. En lien avec votre thème, un bon conférencier peut apporter une expérience ou une nouvelle vision. Il est important de s'y prendre à l'avance (environ un mois) et de prévoir une solution de recours si le conférencier a un empêchement au dernier moment.
Bonus : au top de l'organisation de conférence
- Choisissez des applications pour vous organiser et planifier l'événement : Trello et Evernote.
- Demandez à l'avance à votre conférencier s'il a besoin de matériel particulier.
- Pensez à prévenir votre audience/vos invités longtemps à l'avance et s'assurer que la salle ne soit pas vide le jour venu.
