Comment préparer une cérémonie ?

Publié le : 20/05/2020 10:05:20
Catégories : Meubles de conférence

Que vous soyez un établissement scolaire organisant une cérémonie annuelle de remise des diplômes, une wedding planner planifiant des cérémonies laïques, ou une entreprise célébrant l’anniversaire de la société ; suivez nos conseils pour préparer au mieux votre cérémonie.

Le budget de votre cérémonie


Le premier point important à gérer est le budget. Une fois défini, il vous sera plus facile de déterminer ensuite les différentes tâches à effectuer. Pensez à vous laisser une marge de manœuvre pour les imprévus.

Organisé vous serez


Si l’événement est récurrent, vous avez probablement déjà une idée du temps nécessaire pour vous organiser. Si c’est la première cérémonie réalisée par votre établissement, prévoyez de vous accorder du temps, plus vous vous y prendrez tôt, mieux ce sera.
Afin de vous aider, vous pouvez réaliser des rétroplannings idéals afin d’avoir une vision globale des tâches à effectuer avant le jour J et de pouvoir éviter les potentiels contretemps. Plusieurs logiciels et applications sont disponibles afin de vous aider dans cette tâche, par exemple : Trello, Skype, Excel...

Choisir le lieu de l’événement


Le lieu de votre cérémonie sera à choisir en fonction du type de cérémonie souhaitée et du nombre d’invités. Si votre structure dispose d’ores et déjà d’un espace suffisamment grand pour accueillir vos convives, vous pouvez passer à la tâche suivante.

Si dans le cas contraire vous ne pouvez pas recevoir dans vos locaux, il vous faudra partir à la recherche d’un espace en intérieur ou extérieur. De nombreuses villes peuvent mettre à votre disposition une salle des fêtes pouvant faire office de salle de cérémonie le temps d’un après-midi.

Vous pouvez également prendre le parti de l’originalité en réservant un rooftop, une péniche, un hôtel particulier ou un restaurant à ambiance.

Au moment de la sélection du lieu, pensez à vérifier que tout est conforme à vos attentes en vous rendant directement sur place. Contrôlez la présence de toilettes, climatisation ou chauffage (selon la période), espace pour le bar si besoin, etc.

Le mobilier adapté à votre événement


Si votre établissement ou le lieu sélectionné ne dispose pas de mobilier, il vous faudra sélectionner vous-même vos meubles. Là encore ce choix dépendra de vos besoins.

Dans le cas où un ou plusieurs discours sont prévus, misez sur le pupitre de conférence avec rangements et un écritoire incliné convenant pour disposer des notes et documents. Afin que chacun des convives entende correctement, sélectionnez le pack d’accessoires de sonorisation comprenant un micro col de cygne, une alimentation fantôme et un cordon XLR.

Si les convives sont assis durant les différentes interventions, il est préférable d’opter pour des sièges confortables et pratiques. Le modèle de chaise empilable et accrochable est solide et résistant tout en maîtrisant votre budget.

Pour un espace de restauration debout, il est préférable d’opter pour un modèle de table haute mange-debout avec un plateau de 80 cm de diamètre permettant de disposer des amuse-bouche ou autre selon vos envies.

Pupitre pour cérémonie laïque ou cérémonie d'entreprise décliné en plusieurs coloris au choix    Bandeau plexi destiné à être installé directement sur le pupitre de conférence pour des cérémonies d'entreprises ou d'écoles    

Communiquer l’événement à vos invités


Clients, fournisseurs, partenaires, collaborateurs, prospects, salariés, étudiants, famille et amis (pour une cérémonie laïque) ... : prévenez-les suffisamment à l’avance en leur envoyant une invitation par mail ou papier (même si cette dernière est moins utilisée, elle fait toujours son petit effet).

Demandez à ce qu’ils confirment leur venue, vous serez ainsi certain de leur présence le jour J et aurez un aperçu du nombre de participants.


Une question ou besoin de plus d’informations ? Contactez-nous par mail ou par téléphone au 02 51 41 40 50 en demandant Sophie Lebreton.

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