Une journée portes ouvertes peut être organisée autant pour une entreprise, qu'une collectivité, une association, une école...

Pourquoi organiser une journée portes ouvertes ?

L'organisation d'une journée portes ouvertes peut répondre à de multiples objectifs que vous aurez à définir en amont. Parmi ceux-ci citons, l'opportunité de générer de nouveaux clients, la volonté d'impliquer ses équipes dans un projet collaboratif, le souhait de fidéliser sa clientèle, la nécessité d'établir un contact direct avec ses fournisseurs, ses partenaires, ses clients. 

La JPO permet de faire passer un message d'entreprise fort, de communiquer sur ses nouveautés, de faire connaître un lieu et de véhiculer une belle image. Souvent, cette journée permet aussi d'engendrer des commandes sur place.

Comment organiser les portes ouvertes de votre entreprise ?

Après avoir défini les objectifs de vos portes ouvertes, il est important que vous conveniez d'une date qui ne coïncide pas avec un événement important. Gardez en tête qu'il faut généralement 2/3 mois de préparation.

N'hésitez pas à diviser votre journée portes ouvertes en plusieurs temps forts. Vous pouvez, par exemple mettre en place diverses activités comme des tables rondes pour que chacun donnent ses idées et que les collaborateurs puissent échanger avec les clients, des conférences en lien avec vos thématiques, un discours d'ouverture, des jeux pour enfants, un repas partagé, un tirage au sort, des activités ludiques telles qu'une dégustation ou un essayage de vos produits...

Pour organiser un bon discours d'inauguration, n'hésitez pas à investir dans un pupitre de conférence. Nous proposons chez VDPME des pupitres de discours en bois et en plexi qui conviennent parfaitement pour une prise de parole en public réussie. Découvrez notre article Comment choisir un pupitre de conférence ? Pour que votre message soit bien intercepté, soignez la mise en scène et mettez en valeur votre discours avec un éclairage et une sonorisation adaptés. Découvrez les accessoires pour pupitres de discours que nous proposons. 

Pensez aussi aux solutions de stationnement, pour que vos visiteurs puissent se garer facilement. N'hésitez pas à mettre en place une signalétique pour assurer la circulation du public au sein de votre établissement. 

Afin que toute l'équipe participe, établissez une liste avec les tâches de chacun.

Pupitre de discours Studorium	Pupitre de conférence Protocole

Les formalités administratives

Comme pour tout événement, vous devez déclarer votre journée portes ouvertes en mairie au moins deux mois avant la date, en mentionnant notamment le contenu de la manifestation, la date, le déroulement de la journée, et si possible le nombre de visiteurs attendus. Informez les services incendie, police ou gendarmerie de l'organisation de votre JPO. Prévenez aussi votre compagnie d'assurance par courrier recommandé avec accusé de réception et ce dans un délai de 30 jours pour assurer les visiteurs des risques liés à votre entreprise.

Quels sont les différents frais à prendre en compte pour l'organisation d'une journée portes ouvertes ?

Il est nécessaire d'établir un budget prévisionnel en listant bien les différents postes de dépenses que vous pourriez  avoir tels que les frais de repas, boisson, animation (si vous faites appel à un intervenant extérieur), les frais de matériel (projecteurs, systèmes de son...), les frais de communication (carton d'invitation papier, affiches, flyers...), les frais de personnel (service etc.)...

Comment communiquer sur l'événement ?

Pourquoi ne pas organiser une conférence de presse pour présenter votre journée portes ouvertes et communiquer sur les valeurs de votre entreprise ? Pour cela découvrez notre dernier article Comment organiser une bonne conférence de presse ? Vous pouvez rédiger et envoyer une newsletter à tous vos contacts pour les informer de l'événement.

N'hésitez pas à créer aussi des flyers, affiches, cartons d'invitation pour les distribuer à vos clients et les poster sur les réseaux sociaux ainsi que dans les actualités de votre site internet.

N'hésitez pas à proposer un jeu concours sur les réseaux sociaux en amont pour générer de la participation.

Le jour J

Prévoyez des personnes en charge de l'accueil du public. Elles pourront communiquer sur le ou les objectifs de vos portes ouvertes et remettre un plan, une plaquette d'entreprise ainsi que des goodies aux visiteurs. Découvrez notre article Pourquoi offrir un cadeau d'entreprise ?

Après l'événement

Il est important d'assurer aussi sa communication après l'événement. Pensez à remercier les participants en leurs envoyant une newsletter de remerciement. Pourquoi ne pas organiser un micro trottoir le jour J que vous pourriez ensuite publier, avec l'accord des interviewés, sur vos réseaux sociaux. Cela permet d'avoir un retour direct de l'événement. Etablissez un bilan de l'événement (qu'est ce qui a marché ? Qu'est ce qui n'a pas marché ? Quelles sont les pistes d'amélioration ?) et pensez à relancer les contacts générés.

FABRIQUES EN FRANCE DANS NOTRE USINE, LA PLUPART DE NOS MEUBLES SONT LIVRES MONTES.

Pour une question ou un devis, contactez Sophie Lebreton

Par mail ou par téléphone au 02.51.41.40.50.