Comment mettre en place le Flex Office dans votre entreprise ?

Publié le : 21/10/2021 09:45:08
Catégories : Guides

Alors que beaucoup de collaborateurs ont repris le chemin des bureaux d'entreprise, le télétravail s'est ancré dans les manières de travailler. Depuis le retour de la Crise Covid 19, un roulement des salariés en présentiel est effectué. Le taux d'occupation des bureaux, déjà faible avant la pandémie, a continué de diminuer avec l'augmentation du télétravail. Aujourd'hui, un constat : en moyenne, seulement 30% des bureaux sont occupés. Pour remédier à cette perte de place et d'argent, le Flex Office, à la mode dans les années 90, revient au goût du jour.

Découvrez dans cet article, les avantages et les inconvénients de cette méthode de travail et comment en tirer profit.

Qu'est ce que le Flex Office ?

Le Flex Office définit une manière de travailler en flexibilité. les salariés n'ont pas de bureau attitré, ils partagent leurs espaces de travail. Plusieurs ambiances de travail sont créées et les collaborateurs occupent les espaces en fonction des tâches qu'ils ont à réaliser. les surfaces sont partagées en "espaces"; salles de réunion, espaces de travail petits groupes, espaces de travail à deux, lieux de travail collaboratifs... Selon les moments de la journée et le boulot à réaliser, les salariés peuvent s'installer dans un bureau, une alcôve, un espace bulle... une cafétéria... faire du télétravail. Moins de postes de travail sont nécessaires et cette méthode d'organisation du travail permet de prévoir un espace de travail plus petit mais suffisant en fonction du nombre de salariés.

Les avantages du Flex Office

Les gains de place et les besoins en poste de travail moins importants engendrent des économies financières pour les entreprises. Les agencements induits par cette méthode de travail amènent plus de collaboration, de créativité et de moments d'échanges. En effet, les espaces de travail collaboratifs et les roulements d'occupation des bureaux amènent les employés à côtoyer de nouveaux collègues. L'augmentation des espaces collaboratifs entraîne une meilleure circulation de l'information. La santé au travail s'en trouve améliorée, notamment avec le développement de coins de détente.

Les inconvénients du Flex Office

Le principe du bureau partagé peut aussi être source de conflits entre collègues. En effet, si il n'est pas correctement encadré, il peut générer une course à la meilleure place, au meilleur bureau, et des "jalousies" entre collègues. Il y a des risques de "sur occupation" des espaces si des outils de réservation des espaces ne sont pas mis en place.

Des salariés déplorent aussi une perte de temps au niveau de l'installation du matériel, qui doit être monté chaque matin et enlevé à chaque fin de journée. Les salariés ne peuvent plus personnaliser leurs espaces de travail comme avant.

Comment faire en sorte que le Flex Office fonctionne bien ?

Afin de profiter pleinement du Flex Office, il est important d'encadrer sa mise en place. L'idée est de travailler sans bureau fixe mais en mettant en place les conditions nécessaires pour tirer profit de cette manière de travailler. Il faut réussir à trouver un bon équilibre entre télétravail et Flex Office. Un matériel adéquat doit être investit pour chaque salarié ( ordinateur, connexion, systèmes de communication en partage, casques audio...). Il faut veiller à ce que chaque salarié ait un siège ergonomique et un bureau de qualité. L'homogénéité des conditions de travail entre employés doit être respectée afin d'éviter les tensions et les conflits.

Les espaces doivent être bien agencés et bien compartimentés. N'hésitez pas à utiliser des cloisons acoustiques pour cela. Chez VDPME, nous proposons des cloisons acoustiques qui atténuent fortement les nuisances sonores.

Cloison

amovible

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Comme les salariés n'ont pas de bureau attitré, il faut aussi prévoir des solutions de rangement fermant à clé pour sécuriser leurs affaires personnelles. Nous proposons les casiers CASEO et les vestiaires d'entreprise pour ranger les dossiers importants et les affaires personnelles.

Casier de rangement

Caseo

Vestiaire de

rangement

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Pour pallier au manque de décoration personnelle, l'espace collectif peut être personnalisé par chacun.

Une bonne organisation passe par la mise en place d'outils de réservation des bureaux disponibles, des salles de réunion et le développement d'outils de travail partagés. La mise en place de réunions régulières est aussi un facteur de réussite.

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